Экономическая информатика-стр.25

Помимо табличной формы представления документов в практике организационно-экономического управления могут использоваться также документы упрощенной табличной формы, в которых наименования реквизитов приводятся не в шапке документа, а в боковике, рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов.

Наконец, экономические документы могут содержать как шапку, так и боковик. Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансовой, бухгалтерской, налоговой и т.п.). В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители.

Следует отметить, что в последнее время особое внимание уделяется электронным способам отображения содержимого документов, что позволяет значительно повысить эффективность" систем управления благодаря использованию качественно новых подходов к реализации информационных процессов.

При этом в самом общем виде электронные документы могут быть представлены либо как электронные копии (являющиеся факсимильным отображением информации реальных бумажных документов), либо как электронные формы (являющиеся компьютерной основой для решения задач управления, а в случае необходимости - основой для получения соответствующих бумажных аналогов - «твердых копий»).

Представление документа в виде электронной (факсимильной) копии или электронной формы следует отличать от становящегося в последнее время все более популярным и актуальным понятия «электронный документ».

Электронный документ - сведения, представленные в форме, воспринимаемой электронными средствами обработки, хранения и передачи информации, которые имеют необходимые атрибуты для их однозначной идентификации и которые могут быть преобразованы в форму, пригодную для восприятия человеком.