Экономическая информатика-стр.232

Одной из важных функций, заложенных в Excel, является создание внутри электронной таблицы баз данных. Электронная база данных есть некоторое хранилище информации, определенным образом рассортированной и разложенной по особым категориям и признакам. С помощью функции Excel, обслуживающей базы данных, можно сохранить данные в специальной форме, выбрать из них требуемые сведения, обработать, распечатать и т.п. Работа с такими базами данных не требует специальных знаний, для этого достаточно использовать общие правила работы с электронными таблицами. Единственное, что нужно сделать, - это выделить интересующую часть таблицы, так называемый интервал базы данных, присвоить ему имя, и впоследствии при обращении к этому имени база данных будет выделена пунктиром.

Для работы с базами данных используется пункт меню Данные. Информацию базы данных можно сортировать в алфавитном порядке, по возрастанию или убыванию числовых значений с помощью пункта Консолидация, находить и отбирать с помощью пункта Фильтр, уничтожать и распечатывать необходимую информацию.

Важным инструментом при работе с базами данных является использование критериев отбора. В состав критериев отбора могут входить числа, метки, формулы, логические операторы и др.

Работая с базой данных, удобно использовать опцию формы данных Форма. В результате на экране появится диалоговое окно, позволяющее легко просматривать, редактировать и осуществлять поиск по заданному критерию.

Возможность Excel интерпретировать данные в графическом виде делает работу с таблицами более наглядной и эффективной. В Excel на экране может одновременно присутствовать как таблица, так и диаграмма. После вывода диаграммы на экран пользователь имеет возможность оперативно вносить изменения в таблицу, что мгновенно автоматически отражается на диаграмме.